Как отправить акт сверки

Правильная процедура отправки акта сверки контрагентам

Акт сверки - важный финансовый документ, подтверждающий взаимные расчеты между организациями. Рассмотрим корректные методы его отправки партнерам.

1. Подготовка акта сверки к отправке

1.1. Проверка документа

• Сверка подписей и печатей
• Проверка дат и периодов сверки
• Подтверждение итоговых сумм
• Нумерация страниц (при многостраничном акте)

1.2. Форматы отправки

2. Способы отправки акта сверки

2.1. Почтовая отправка

1. Запечатайте документ в конверт
2. Укажите точный адрес получателя
3. Выберите отправку с уведомлением о вручении
4. Сохраните почтовую квитанцию

2.2. Электронная отправка

• Прикрепите файл к письму (PDF рекомендуемый формат)
• Укажите в теме письма "Акт сверки за [период]"
• Добавьте сопроводительное письмо с пояснениями
• Используйте корпоративную электронную почту

3. Юридические аспекты

4. Рекомендации по сопроводительным документам

• Официальное сопроводительное письмо на бланке организации
• Опись вложения при почтовой отправке
• Копия предыдущего акта при наличии расхождений
• Доверенность при подписании представителем

5. Контроль отправки

1. Фиксируйте дату отправки в журнале исходящих документов
2. Запрашивайте подтверждение получения
3. Отслеживайте почтовые отправления по номеру
4. Напоминайте о необходимости возврата подписанного экземпляра

Правильная отправка акта сверки обеспечивает юридическую значимость документа и способствует прозрачности расчетов между контрагентами.