Акт сверки - важный финансовый документ, подтверждающий взаимные расчеты между организациями. Рассмотрим корректные методы его отправки партнерам.
Содержание
Правильная процедура отправки акта сверки контрагентам
Подготовка акта сверки к отправке
Проверка документа
- Сверка подписей и печатей
- Проверка дат и периодов сверки
- Подтверждение итоговых сумм
- Нумерация страниц (при многостраничном акте)
Форматы отправки
| Формат | Применение |
| Бумажный оригинал | Для архивных и юридически значимых случаев |
| Скан-копия | Электронная переписка и предварительное согласование |
| Электронная подпись | Юридически значимый электронный документооборот |
Способы отправки акта сверки
Почтовая отправка
- Запечатайте документ в конверт
- Укажите точный адрес получателя
- Выберите отправку с уведомлением о вручении
- Сохраните почтовую квитанцию
Электронная отправка
- Прикрепите файл к письму (PDF рекомендуемый формат)
- Укажите в теме письма "Акт сверки за [период]"
- Добавьте сопроводительное письмо с пояснениями
- Используйте корпоративную электронную почту
Юридические аспекты
| Аспект | Требования |
| Подписи сторон | Должны соответствовать образцам в карточке подписей |
| Сроки хранения | Не менее 5 лет согласно законодательству |
| Электронный документооборот | Требуется квалифицированная электронная подпись |
Рекомендации по сопроводительным документам
- Официальное сопроводительное письмо на бланке организации
- Опись вложения при почтовой отправке
- Копия предыдущего акта при наличии расхождений
- Доверенность при подписании представителем
Контроль отправки
- Фиксируйте дату отправки в журнале исходящих документов
- Запрашивайте подтверждение получения
- Отслеживайте почтовые отправления по номеру
- Напоминайте о необходимости возврата подписанного экземпляра
Правильная отправка акта сверки обеспечивает юридическую значимость документа и способствует прозрачности расчетов между контрагентами.
